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【通販総研通信vol.93】「業務を見える化する」

■通販総研メルマガNo.093■━━━━━━━━━━━━━━━━━━2018年7月2日━

通販総研の辻口勝也です。

 

会社の近くに美味しいカレー屋があって、1食1500円前後
の価格なので、頻繁には行けませんでしたが、それでももう
6年以上定期的に通っていました。

 

年末のたまたまお客様が少ない日に行ったときには店主の奥様
が「いつもありがとうございます」とアイスコーヒーをサービ
スしてくださったりして、リピート客として認識してもらえて
いるのだなと感じていました。

 

このお店は店主の意向で喫煙者は来店禁止なのですが、いくら
告知をしても1日に7~8人は喫煙者が来店してくるので、対
応に苦慮していました。来店して着席してもタバコ臭がすると
オーダー前に退店させられるのです。

 

最近になって、喫煙者を排除するために、入口でタバコを吸っ
てないこと(会社の横の席の人がタバコ吸う人でもNG)を誓
約させられたり、会員制度を始めて店主が会員と認めた人だけ
が通常価格で食べれるといった対応を始めました。

 

結果として、喫煙者排除のルールを厳格化していくことで、
私のような店主が会員と認めない程度のリピート客は通常価格
+200円という価格設定にされてしまいました。何かと面倒
な上に値上げ扱いになってしまったので、私はお店に行くのを
止めてしまいました。

 

店主の関心がリピート客よりも喫煙者に行きすぎてしまったた
めで、お店にとっても私にとっても残念な結果になってしまい
ました。

 

商売をしていると一部の人達が気になることがありますが、そ
こに囚われすぎて普段利用してくださるお客様に迷惑をかけて
はいけないことを改めて感じることができました。

 

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今回のテーマは…
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■業務を見える化する
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どこの会社を訪問しても皆さん、口を揃えて「忙しい」と言われ
ます。一緒に働く社員が増えても、多少業務を減らしても忙しさ
は変わらないようでなかなか新しい施策に取り組めないことも、
ままあります。

 

日々の業務に追われる中、ただ「忙しい」と言っても状況は変わ
らないので、業務を棚卸して見える化を行うことが大切です。
特に人は無意識のうちに、自分で仕事を増やしてしまう傾向があ
るので、時々、本当に必要な仕事なのか、優先順位の高い仕事か
見直す必要があります。

 

業務を見える化する必要性は経営者、上司から見て、会社にとっ
て重要な業務に対し優先的に取り組むことができるかを確認する
ためです。自分が思う優先順位と会社が求める優先順位にズレが
ないかを認識することが大切です。

 

ある通販会社の社員で業務量の割に忙しくしている方がいて、
業務の見える化を行ってみました。すると、社外からの電話や
他部署からの突発的な業務依頼に追われ、自分の業務に集中で
きていない実態が明らかになりました。原因が明らかになり、
部署内で共有されたことで解決策を講じることができました。

 

また、ある化粧品通販の会社でも業務量の割に忙しくしている方
がいて、業務の見える化をしてみると重要度の低い業務に多く割
いていることがわかりました。業務の優先順位を理解してもらう
ことで以前よりも余裕を持てるようになりました。

 

また、ある食品通販の会社では仕事を抱え込んでしまう方がいて
施策の実行スピードが遅くなっていました。この場合も抱え込ん
でいる仕事を見える化することで、部署内で分担をすることがで
き実行スピードを上げることができました。

 

先日、ある通販会社で「タイムマネジメント」をテーマに研修を
行ったのですが、参加した社員の方々は改めて業務の見える化や
他部署の業務に関心を持つといったことのきっかけになったよう
でした。

 

自分1人での業務改善には限界があります。経営者、上司、他部
署も巻き込んで、より効率的に業務が行えるか考えてみてはいか
がでしょうか?

 

 

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