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【通販総研通信vol.59】「業務の効率化を促す!」

■通販総研メルマガNo.059■━━━━━━━━━━━━━━━━━━2017年2月1日━


こんにちは。通販総研の辻口勝也です。

 

学生時代に予備校でアルバイトをしていた時のことです。

テストの採点をする仕事があり、正解の書かれた用紙を見ながら各バイトが採点をしていました。

 

少し仕事に慣れた頃に、もう少し工夫して早くできるようにならないかなと思い、しばらく考えてみるとアイデアが浮かびました。

 

そのアイデアとは2人1組になり、1人が解答を読み上げ、もう1人が○×をつけるという分担にしました。以前からいる方々は最初、怪訝そうな顔をしてこちらを見ていましたが、私達が2人分あわせても従来の時間の半分で終わっているのを見て、一斉に皆がその方法に変更しました。

 

ちょっとした工夫で仕事のスピードが早くなるという経験は非常に面白く感じ、その後、社会人になった後でも常に意識するようになりました。

 

皆さんも日々のルーティンの業務で効率化をはかれる余地がないか、考えてみると多くの気づきや工夫が出てきますので、忙しい方ほど、ぜひ考えてみてください。。

 

ちなみに、予備校のアルバイトは短時間で仕事が終わるようになったおかげでバイト代が減ってしまい、メンバー全員が他のアルバイトへと移っていってしまいました。

 

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今回のテーマは…

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■業務の効率化を促す

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例えば、報告書の作成という仕事があり、締め切りまであと3日という状況だとします。この場合、仕事が早い人は締め切り前日に集中して取り組みますが、仕事が遅い人は3日間かけて取り組みます。
不思議と直前にやっても3日間かけても報告書の質はあまり変わらないものなので、仕事の早い人の方が効率よく仕事ができたことになります。

 

締め切りがある、時間が少ないという状況になるほど、多くの人は集中力が高まり、効率的に仕事を終えることができます。時間があった方が精神的には余裕が生まれますが、その余裕が非効率の温床になっています。よって、仕事の早い人は意図的に締め切り直前まで仕事に手をつけないことで効率化をはかっています。

 

ある会社では非常に短気な経営者の方がいて、社員への依頼業務の締め切りがとにかく短いというのが日常です。この期日では社員も大変ではと思えるのですが、その環境に慣れているせいか、短時間でそれなりの質のアウトプットを出してきます。

 

ある会社では非常に忙しくしている社員がいたので、上司と同僚でどんな仕事をしているのか棚卸を一緒にしてみました。すると上司から見たら必要のない仕事をしていたり、同僚とコミュニケーションを取ることで効率よくできる仕事があることがわかり、大幅に業務を減らすことができました。

 

本来、施策を実行するために行う分析業務が中身にこだわるあまり、作業が膨大になり、結果として施策を考える時間が減るといった本末転倒なことが起きている会社もありました。

 

各自での業務の効率化をはかるのは限界もあるので、上司や同僚も巻き込んで会社全体の効率化をはかることが大切になります。残業に対する社会の目も非常に厳しくなってきておりますので、会社としては業務の効率化について優先順位高く取り組んでいいくことが大切です。

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