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軽重緩急で仕事の優先順位をつける

日々、仕事に取り組んでいく中で、優先順位をつけることは時間が有限な中、非常に大切です。特に仕事量が多い方や多くの部下をお持ちの方は、優先順位の付け方を間違うと、周囲に与える影響も大きいので、要注意です。


私自身は20年近く前に日本食糧新聞で藤田近男氏(キューピー株式会社取締役相談役:当時)が紹介していた「軽重緩急」という考え方を長年参考にしています。


まず仕事を「軽重緩急」の4つに分類します。重くて急ぐ仕事は最優先で取り組み、次に軽くて急ぐ仕事に取り組みます。その後で、重要だが時間に余裕のあるものを取り組むという順番で行うとスムーズに仕事を進めることができます。軽くて急がないものは後回しにしているうちに、重要度が上がらなければ自然消滅になります。


私は1社目のメーカー時代に商品開発の部署にいた時に非常に仕事が多く、忙しかったのですが、同僚、他部署、パートナー企業にご迷惑をかけないよう、この考え方を応用していました。商品開発は多くの方の協力を得ながら進めますので、優先順位の付け方や仕事の進め方を間違うと多くの方に迷惑をかけてしまいます。


最優先の仕事の書類は赤色のクリアファイルに入れ、少し優先度が落ちる仕事の書類は黄色のクリアファイルに入れていました。朝、出社するとまずは赤色のファイルから書類を取り出しスタートです。毎日、追加で数多くの仕事が降ってきましたが、優先順位を明確にしていると心に余裕が生まれます。


優先度が落ち、時間に余裕のある仕事の書類は青色のクリアファイルに入れていました。このファイルに入っている仕事は最終的にやらないことも多く、定期的に書類を処分していました。上司が思いつきで指示しておきながら、指示したこと自体を忘れてしまうような仕事がよくこのファイルにありました。


夜は退社前にファイルの中身を見直し、再度、赤・黄・青と資料を振り分けてから帰ります。それによって、翌日も朝からスムーズに仕事を始めることができます。


目の前の仕事から順番に手をつけて、日々忙しいと感じている方がいたら、今回ご紹介した「軽重緩急」の考え方を応用してみたらいかがでしょうか?


 
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