逆算してスケジュールをたてる

業務の効率化を図る上で、重要なことの１つとして「スケジューリング」があります。行うべき仕事のスケジュールを綿密にたてると共に、一緒に仕事をしている仲間やパートナー企業の方と共有することで、スムーズに仕事を進めることができます。

私は最初に就職した大手の食品メーカーで商品開発の部署にいましたが、常に上司からスケジューリングの重要性について教えられました。商品開発の部署にいたと言うと、多くの方から「楽しそうですね」と言われますが、実際は担当者の思い付きを商品化できるわけではないので、会社として開発すると決まった商品を発売までの限られた期間で形にすることが求められていました。

コンセプトや商品の方向性については部署内で打ち合わせを行いますが、商品の味については研究所と、製造に関しては工場を管轄する部署、パッケージに表示する文言や安全性、保存性に関しては品質管理の部署、販促に関しては販促課や営業部署、商品名やパッケージデザインは広告代理店、包材のコスト交渉は印刷会社、原料のコスト交渉は原料メーカーという風に、仕事が多岐に渡るため、一緒に仕事をする部署やパートナー企業も数多くありました。

よって、スケジュールをしっかりたて、期日通りに課題をクリアしていかないと多くの方に迷惑をかけることになってしまうのです。そのため、商品発売の６ヶ月前には、その先、６ヶ月間のスケジュールを日単位で決めて表にし、折を見て、仕事の進捗度合いを確認するようにしていました。

通販会社でも会報誌を定期的に発行している部署の方は、制作スケジュールを逆算してたて実行することに慣れていますが、どの部署であってもスケジューリングがしっかりできると、無駄な作業が抜け漏れのアクシデントが減り、業務の効率化をはかることができます。

業務の効率化をはかりたい方や時々、同僚やパートナー企業に迷惑をかけずにスムーズに業務を行いたい方は、逆算してスケジュールをたてることに、まずはチャレンジしてみてください。